Information om Dataskyddsförordningen

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Allmänna handlingar

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

Med vilka rättsliga grunder behandlar vi dina personuppgifter?

Vad har du för rättigheter i samband med vår personuppgiftsbehandling?

Hur skyddas dina personuppgifter?

Sökande (hyresavtal)

Hyresgäst, bostäder och lokaler

Hyresgäst, parkeringsplats

Samarbetspartner (biträden)

Arbetssökande

Kontaktinformation

Det är viktigt för oss på AB Botkyrkabyggen att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Detta gäller oavsett om du är bostads-/lokalsökare, hyresgäst, samarbetspartner eller om du söker jobb hos oss.
Från och med den 25 maj 2018 behandlar AB Botkyrkabyggen dina personuppgifter enligt den nya lagen Dataskyddsförordningen (GDPR). Dataskyddsförordningen är en ny EU-förordning som gäller för hela EU från den 25 maj, 2018.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all information som kan kopplas direkt eller spåras till en levande person.

Behandling av personuppgifter innefattar en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

AB Botkyrkabyggen, 556064-6191, Box 1, 147 21 Tumba är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i bolaget.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

AB Botkyrkabyggen behandlar personuppgifter som behövs för att sköta bostads-, lokal- och parkeringsuthyrning och förvaltning av fastigheter samt för att hantera anställd personal och att anställa ny personal.

Allmänna handlingar

AB Botkyrkabyggen är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av Offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar i vårt arkiv, om de inte innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Om du skickar brev eller e-post till Botkyrkabyggen, kan vi behöva diarieföra och lagra handlingen i vårt arkiv. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Personuppgifterna kommer delas med personer som arbetar inom AB Botkyrkabyggen. Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter till andra parter. Personuppgifter kan dock komma att hanteras av myndighet eller kommun i de fall vi är skyldiga att lämna ut uppgifter.  Dina personuppgifter kan också komma att hanteras av Botkyrkabyggens externa samarbetspartners inom till exempel kundundersökning, fastighetsunderhåll, revision, säkerhet, passagesystem och tillhandahållande av system. Personuppgifterna kommer huvudsakligen att behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för Botkyrkabyggens räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling.

För övriga bolag som AB Botkyrkabyggen kan komma att lämna ut uppgifter till, får endast behandling ske i enlighet med våra instruktioner som regleras genom avtal.

För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?

När bostad/lokal söks:
Ändamålet med behandlingen när bostad/lokal söks är att administrera ansökningar och intresseanmälningar om att hyra en bostad/lokal hos hyresvärden. Personuppgifterna får också användas för bostadsföretagets egen marknadsföring till den sökande och för statistik samt i förekommande fall för att bedöma sökandens lämplighet.

När bostad/lokal erbjuds:
Ändamålet med behandlingen är att administrera ansökan och att kontrollera att bostads-/lokalsökanden uppfyller de krav som hyresvärden ställer upp. Därutöver får personuppgifter behandlas för intern- och externrevision och annan uppföljning av bolagets egna rutiner och policys under hyrestiden, givet att samtycke inhämtas för detta.

När hyresförhållandet pågår:
Ett ändamål med behandlingen är att administrera och upprätthålla parternas skyldigheter i hyresförhållandet som grundar sig på hyresavtalet. Däri ingår att fastställa och styrka anspråk till följd av hyresavtalet och gällande rätt. Därutöver är det ett berättigat ändamål att erbjuda tjänster och service utöver vad som reglerats i hyresavtalet, behandla personuppgifterna för statistik och uppföljning samt för att uppfylla skyldigheterna som hyresvärd och fastighetsägare. Personuppgifterna får också användas för egen marknadsföring och egna kundundersökningar. Personuppgifterna får också användas för annans marknadsföring under förutsättning att vad som marknadsförs har en närliggande och naturlig koppling till hyresförhållandet. Här avses exempelvis försäkringsbolag, bredbandsbolag, elbolag, larmföretag – det vill säga produkter som hyresgästen har nytta av när hyresförhållandet pågår.

När hyresförhållandet har upphört:
När hyresgästen har flyttat kan personuppgifter användas för att bevaka kvarstående rättsliga anspråk, exempelvis fordringar, samt för bedömning om hyresgästen kan erbjudas nytt boende hos hyresvärden.

Med vilka rättsliga grunder behandlar vi dina personuppgifter?

I de flesta fall sker behandling av personuppgifter med hyresavtalet som laglig grund. Personuppgifter utöver vad som krävs för att administrera hyresavtalet kan inhämtas med intresseavvägning som grund. Så är fallet med exempelvis kontaktuppgifter till anhöriga, passageloggar och behandling av personuppgifter för marknadsföring. Ytterligare personuppgifter kan behöva inhämtas för att hyresvärden ska kunna styrka rättsliga anspråk med anledning av hyresavtalet. Så är fallet med noteringar om exempelvis användning av lägenheten i strid med ändamålet, otillåten andrahandsuthyrning, otillåten överlåtelse, förekomst av ohyra, störningar, vanvård och vägrat tillträde. För att kunna uppfylla alla ändamål med behandlingen kan hyresvärden behöva åberopa ytterligare laglig grund. Ett exempel är om hyresvärden inom ramen för sin egenkontroll gentemot kommunen måste redogöra för och lämna ut vissa uppgifter. I detta fall blir den lagliga grunden att hyresvärden måste uppfylla en rättslig förpliktelse. Andra behandlingar av personuppgifter än de ovan nämnda kan behöva hanteras via samtycke.

Vad har du för rättigheter i samband med vår personuppgiftsbehandling?

Rätt att få tillgång till dina uppgifter:
Du har rätt att en gång per år kostnadsfritt begära ett registerutdrag som visar vilka uppgifter som finns om dig i AB Botkyrkabyggens register.

Beställning av registerutdrag måste göras på något av AB Botkyrkabyggens KundCenter. Blanketten nedan ska lämnas ifylld, underskriven och du måste kunna uppvisa giltig legitimation för att styrka din identitet. Utdraget kommer att skickas till din folkbokföringsadress inom 30 dagar.

Blankett för begäran om registerutdrag

Rätt till rättelse:
Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktiga eller icke-kompletta uppgifter om dig.

Rätt att bli glömd:
Du har rätt att begära radering av våra personuppgifter om dig om uppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de blev insamlade för.

Det kan dock finnas legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa uppgifter, t.ex. bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, eller konsumenträttslagstiftning. Vi blockerar i sådana fall de uppgifter som vi är skyldiga att spara från att kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. AB Botkyrkabyggen har därför infört de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Detta beskrivs i vår IT-säkerhetspolicy.

Även om vi iakttar försiktighetsåtgärder för dataskydd så är inga säkerhetsåtgärder fullständigt säkra och vi kan därför inte hundraprocentigt garantera säkerheten för dina personuppgifter. Om vi skulle förlora kontrollen om dina personuppgifter, kommer vi att meddela dig omgående och senast inom 72 timmar från det att vi upptäckte incidenten.

Sökande (hyresavtal)

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, lokal och p-platser.

Under tiden som sökande samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter.

Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar som sökande kan du begära att vi rensar bort och radera dina personuppgifter. Se Kontakt för mer information.

Hyresgäst, bostäder och lokaler

Information om behandling av personuppgifter för hyresgäster avseende bostäder och lokaler samt andelsägarlägenheter.

Vi behandlar personuppgifter när du erbjuds bostad/lokal hos oss, under tiden du är hyresgäst hos oss och även en tid efter att din tid som hyresgäst hos oss har upphört.

När du får erbjudande om en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad/lokal hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.

Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden.

Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer kommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följs av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandet eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut
När hyresförhållandet är slut kommer vi att gallra och rensa personuppgifter om dig, men vissa uppgifter behöver vi spara ännu en tid. Det kan exempelvis gälla uppgifter i vårt bokföringssystem, uppgifter i allmänna handlingar, uppgifter som används för att bevaka kvarstående rättsliga anspråk eller uppgifter som används för bedömning av om hyresgästen kan erbjudas nytt avtal hos hyresvärden.

Hyresgäst, parkeringsplats

Information om behandling av personuppgifter för hyresgäster avseende parkeringsplats.

Information om behandling av personuppgifter
Vi behandlar personuppgifter när du ställer dig i kö hos oss, när du erbjuds parkeringsplats hos oss, under tiden du är kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört.

När du ställer dig i kö till parkeringsplats hos oss
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds parkeringsplats hos oss
När du blir erbjuden en parkeringsplats hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.

Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta.

När hyresförhållandet är slut
När hyresförhållandet är slut kommer vi att gallra och rensa personuppgifter om dig, men vissa uppgifter behöver vi spara ännu en tid. Det kan exempelvis gälla uppgifter i vårt bokföringssystem, uppgifter i allmänna handlingar, uppgifter som används för att bevaka kvarstående rättsliga anspråk eller uppgifter som används för bedömning av om hyresgästen kan erbjudas nytt avtal hos hyresvärden.

Samarbetspartner (biträden)

Information om behandling av personuppgifter för hyresgäster avseende samarbetspartners.

Information om behandling av personuppgifter
Vi behandlar de personuppgifter som är nödvändiga för att vi båda skall kunna ha största nytta av vårt samarbete. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.

Vem omfattas?
Dataskyddslagstiftningen är inte tillämplig om informationen avser en grupp av individer eller en organisation. Juridiska personer (till exempel aktiebolag) omfattas inte av definitionen av personuppgifter. Däremot en enskild firma/enskild näringsidkare likställs med en fysisk person och omfattas därmed. Observera också att det inte bara är privatpersoner som omfattas av lagstiftningen utan även personer i deras roll som till exempel näringsidkare, kontaktpersoner för ett företag eller yrkesutövare.

Hur fungerar det rent praktiskt
Representerar du ett företag (leverantör/ entreprenör) när vi inleder ett samarbete behöver vi behandla ett flertal uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. namn, kontaktuppgifter och annat som underlättar eller reglerar vårt samarbete genom avtal. Om ditt företag är en enskild firma kan det vara svårt att dra gränsen mellan personuppgifter och de uppgifter som är kopplade till bolaget. Om det är nödvändigt för vårt samarbete frågar vi efter referenser, uppgifter om din ekonomi eller om din anställning. Det kan innebära att vi gör kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten samt behandlar anställningsintyg, andra intyg eller uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

Vi behandlar dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk t.ex. under en garantitid. I övrigt hänvisas till skrivningen gällande allmänna handlingar och gallring. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla i kontakterna med en underentreprenör eller annan samarbetspartner när det är nödvändigt för att få projektet/ entreprenaden att fortlöpa som planerat.

Arbetssökande

Information om behandling av personuppgifter avseende personer som söker arbete hos AB Botkyrkabyggen.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer att användas för rekryteringsändamål och avidentifierad statistik. Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter är Botkyrkabyggens berättigade intresse av att administrera bolagets rekrytering.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Uppgifterna som du lämnar i din ansökan registreras för Botkyrkabyggens räkning i Botkyrkabyggens rekryteringssystem, ReachMee.

Vi behandlar följande personuppgifter:

  • Namn
  • Födelseår
  • Kön
  • Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, adress
  • Svar på urvalsfrågor i ansökningsformuläret
  • CV
  • Personligt brev
  • Övriga bifogade filer (betyg)

Vem tar del av personuppgifterna?
Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängligt för HR och övriga som arbetar med rekrytering inom organisationen. Om du har skyddad identitet ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen. Du bör även vara aktsam om vilken information du delar i din ansökan. Delge därför endast information som är relevant för den aktuella befattningen.

Vår rekryteringsprocess kan innehålla arbetspsykologiskt test och i vissa fall även bakgrundskontroll. I samband med detta hanterar externa samarbetspartners dina personuppgifter.

Personuppgifterna kommer huvudsakligen behandlas inom EU och EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU och EES för Botkyrkabyggens räkning så upprättas ett särskilt avtal med leverantören kring överföring till tredje land för att säkerställa trygg personuppgiftsbehandling.

Lagring av personuppgifter
Samtliga personuppgifter kommer att raderas från Botkyrkabyggens databas i rekryteringssystemet inom 2 år efter din senast sökta tjänst i enlighet med gällande diskrimineringslagstiftning.

Du har rätt att få veta vilka uppgifter Botkyrkabyggen har om dig
Du har enligt artikel 15 i GDPR rätt att en gång per kalenderår efter skriftligt undertecknad ansökan rätt att få besked om vilka personuppgifter om dig som vi behandlar och hur vi behandlar dessa. Du har också rätt att enligt artikel 16 i GDPR begära rättelse i fråga om personuppgifter som vi behandlar om dig. Du har också rätt att dra tillbaka ditt samtycke för att vi behandlar dina personuppgifter. Vi kommer då att ta bort din ansökan samt radera de personuppgifter som är associerade med ansökningen från vårt rekryteringssystem.

Frågor och funderingar
Har du frågor om rekryteringsprocessen eller det system som används för rekrytering kan du vända dig till Botkyrkabyggens HR-chef.

Kontaktinformation

Du är välkommen att kontakta oss på dataskydd@botkyrkabyggen.se, eller ringa KundCenter på 08-530 69 490, om du:

  • har frågor om hur vi behandlar personuppgifter inom AB Botkyrkabyggen
  • vill begränsa hanteringen av dina personuppgifter
  • vill rätta felaktiga uppgifter 
  • har invändningar mot behandlingen av personuppgifter
  • vill få dina uppgifter raderade

 
Copyright © 2016 AB Botkyrkabyggen