Riktlinjer för Botkyrkabyggens visselblåsarfunktion
Bakgrund
För att säkerställa att alla, både medarbetare och externa intressenter kan larma om oegentligheter och samtidigt känner sig trygga i att göra det installerar Botkyrkabyggen ett visselblåsarsystem. Internt skall detta naturligtvis endast komplettera en öppen dialog där man vågar påtala oegentligheter direkt inom företaget. Vi hoppas också att leverantörer, entreprenörer och hyresgäster känner att de alltid kan vända sig till Botkyrkabyggens personal och lämpliga ansvariga inom företaget i alla sammanhang eftersom vi alla har ett ansvar för att larma om missförhållanden.
Vem skall kunna anmäla
Alla, både i och utanför företaget (t.ex. medarbetare, hyresgäster, kommuninvånare, leverantörer och entreprenörer).
Trygghet för den som anmäler
Handläggningen av anmälningar ligger hos en extern, oberoende part i form av en separat grupp som endast sysslar med denna typ av frågor hos vår revisionsfirma. Botkyrkabyggen får inte enligt lag undersöka och kan inte heller ta reda på vem som lämnat tips.
Botkyrkabyggen tillämpar också ett totalt repressalieförbud, det får inte förekomma åtgärder som syftar till att straffa den som påtalat oegentligheter och missförhållanden så länge det skett i god tro. Smutskastning tolereras däremot inte.
Hur skall anmälan ske
Anmälan sker via en länk på Botkyrkabyggens webbplats som går till en extern webbplats dit anslutningen är krypterad. En anmälan behöver vara så utförlig som möjligt angående den misstänkta händelsen, annars blir den svår att utreda. Därför är frågeformuläret så tydligt att det hjälper anmälaren att ge fullständig information. Det finns även en möjlighet att bifoga dokument. Som komplement kan utredarna korrespondera anonymt med uppgiftslämnaren. När man sedan är klar med sin anmälan så får man en särskild verifieringskod som man kan använda för att logga in på ärendet och kommunicera med utredningen.
Vad kan anmälas
Visselblåsarfunktionen är inte till för missnöjesyttringar. Anmälningar skall alltid göras i god tro och inte vara ogrundade anklagelser eller försök att uppnå egen vinning på något sätt.
Det som kan anmälas via visselblåsarsystemet är:
- Medveten allvarlig lagöverträdelse
- Allvarliga miljöbrister
- Bedrägerier eller ekonomisk brottslighet
- Olovlig andrahand
- Mutor eller korruption
- Allvarliga säkerhetsbrister
- Allvarliga tjänstefel inklusive sexuella trakasserier
- Läckande av känslig information
Funktionen kommer inte att hantera:
- Allmänna synpunkter på ledarskap
- Lönesättning
- Rekrytering
- Verksamhetsplanering
Vad händer med en anmälan
Först sker en initial bedömning, denna bedömning sker externt av en mottagarfunktion så att endast anmälningar av den typ som finns under stycket ”Vad kan anmälas” ovan går vidare till utredning hos utredningsfunktionen hos Botkyrkabyggens revisionsfirma. De anmälningar som inte klassas som ett visselblåsarärende skickas vidare till Botkyrkabyggen direkt. Personlig inloggning i två steg krävs för att komma åt och arbeta med ärendeinformationen, det gör också att det syns vem hos mottagarfunktionen och sedan hos utredningsfunktionen som arbetat med ärendet. Vem som helst hos revisionsfirman har inte heller rätt att se ärendena, det är en särskild grupp som arbetar med dessa. Hos Botkyrkabyggen är det endast ett par utsedda personer som tar del av ärendena efter den första gallringen och en mindre utredning hos revisionsfirman. Det är vd eller styrelsens ordförande som beslutar vilka ärenden som skall utredas vidare efter rekommendation från revisorerna.
Det är viktigt att så långt som möjligt skydda anmälarens identitet om denne vill vara anonym och även att skydda den anmäldes integritet. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det, med hänsyn till utredningen, är möjligt. Om ärendet resulterar i en brottsutredning kan man dock som anmälare komma att kallas som vittne.
Om utredningen kommer fram till att oegentligheter skett fattar vd eller styrelsens ordförande beslut om åtgärder (utbildning, information, ändrade rutiner, tydligare policy m.m.). Om utredningen visar på så pass allvarliga oegentligheter att det som skett är olagligt sker en polisanmälan.
Ärendet raderas automatiskt ur databasen efter en vecka. Om ärendet behöver utredas vidare sparas nödvändig information utanför databasen.
|