Formulär för visselblåsning

Klicka här för att komma till rapporteringsverktyget för visselblåsarfunktionen.

Riktlinjer för visselblåsarfunktion Botkyrkabyggen

Bakgrund:

För att säkerställa att alla, både medarbetare och externa intressenter kan larma om oegentligheter och samtidigt känner sig trygga i att göra det installerar Botkyrkabyggen ett visselblåsarsystem. Internt skall detta naturligtvis endast komplettera en öppen dialog där man vågar påtala oegentligheter direkt inom företaget. Vi hoppas också att leverantörer, entreprenörer och hyresgäster känner att de alltid kan vända sig till Botkyrkabyggens personal och lämpliga ansvariga inom företaget i alla sammanhang eftersom vi alla har ett ansvar för att larma om missförhållanden.

Vem kan anmäla:

Lagen definierar de personer som är skyddade av lagen som:

• Arbetstagare
• Volontärer
• Praktikanter
• Personer som annars utför arbete under en verksamhetsutövares kontroll och ledning
• Egenföretagare
• Personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan Om verksamhetsutövaren är ett företag
• Aktieägare som är verksamma i bolaget, om verksamhetsutövaren är ett aktiebolag.

Även den som söker arbete och den som söker volontärarbete eller praktik kan rapportera. De som slutat vara verksamma hos verksamhetsutövaren kan rapportera om sådant som de fick information om det de rapporterar om under sin tid som verksamma.

Trygghet för den som anmäler:

Handläggningen av anmälningar ligger hos en extern, oberoende part i form av en mottagargrupp som endast sysslar med denna typ av frågor hos vår revisionsfirma. Botkyrkabyggen får inte enligt lag undersöka och kan inte heller ta reda på vem som lämnat tips om den rapporterande personen inte frivilligt har lämnat sina kontaktuppgifter. Botkyrkabyggen tillämpar också ett totalt repressalieförbud, det får inte förekomma åtgärder som syftar till att straffa den som påtalat oegentligheter och missförhållanden så länge det skett i god tro. Smutskastning tolereras däremot inte. De grundlagsstadgade rättigheter en person erhåller inom ramen för Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen gällande meddelarfrihet och anskaffarfrihet begränsas inte av eventuell rapportering i visselblåsarfunktionen.

Hur ska anmälan ske:

Anmälan görs via en länk på Botkyrkabyggens webbplats som går till en extern webbplats. Den rapporterande personen kan där välja rapporteringssätt - skriftligt via ett webbaserat frågeformulär, muntligt via ett röstmeddelande eller i ett fysiskt möte. En anmälan behöver vara så utförlig som möjligt angående den misstänkta händelsen, annars blir den svår att utreda. Därför är frågeformuläret så tydligt att det hjälper anmälaren att ge fullständig information. Det finns även en möjlighet att bifoga dokument. Som komplement kan utredarna korrespondera anonymt med uppgiftslämnaren. I samband med att anmälan skickas in får man en särskild verifieringskod som man kan använda för att logga in på ärendet och kommunicera med mottagarpersonerna.

Vad kan anmälas:

En anmälan kan göras av information om missförhållanden i verksamheten. Det skall vara missförhållanden av sådan art att det finns ett allmänintresse av att de kommer fram, rättas till eller avbryts. Anmälningar skall alltid göras i god tro och inte vara ogrundade anklagelser eller försök att uppnå egen vinning på något sätt. Exempel på det som kan anmälas via visselblåsarsystemet är:

• Medveten allvarlig lagöverträdelse
• Allvarliga miljöbrister
• Bedrägerier eller ekonomisk brottslighet
• Mutor eller korruption
• Allvarliga säkerhetsbrister
• Allvarliga tjänstefel inklusive sexuella trakasserier
• Läckande av känslig information

Visselblåsarfunktionen är inte till för missnöjesyttringar. Funktionen kommer inte att hantera:

• Allmänna synpunkter på ledarskap
• Lönesättning
• Verksamhetsplanering

Vad händer med en anmälan:

När en anmälan inkommit genomför den externa mottagargruppen en första initial bedömning av det inkomna ärendet. Därefter får Botkyrkabyggens utredningsfunktion tillgång till ärenden och bedömningen i det webbaserade systemet. Om det inkommer ett ärende som den externa mottagargruppen bedömer innehåller information som omfattar någon av Botkyrkabyggens utredningsfunktion kommer denna eller dessa personer inte få tillgång till ärendet i det webbaserade systemet. Botkyrkabyggens utredningsfunktion är särskilda personer som utsetts för att hantera inkomna ärenden. Botkyrkabyggens utredningsfunktion utgörs av personer som bedömts kunna agera oberoende och självständigt i hanteringen av inkomna ärenden. Personlig inloggning i två steg krävs för att komma åt och arbeta med ärendeinformationen, det gör också att det syns vem hos både den externa mottagargruppen och Botkyrkabyggens utredningsfunktion som arbetat med ärendet. Vem som helst hos revisionsfirman har inte heller rätt att se ärendena, det är en särskild grupp som arbetar med dessa.

Botkyrkabyggens utredningsfunktion beslutar om vidare hantering av ärendet, exempelvis om det ska avskrivas på grund av att det inte utgör ett visselblåsarärende, om en intern utredning ska initieras eller om en extern utredning ska tillsättas. Beslutet fattas tillsammans med VD eller styrelseordföranden. Den rapporterande personen kommer, via det webbaserade systemet, få en bekräftelse på att ett ärende mottagits inom sju dagar samt om de åtgärder som har vidtagits vid uppföljningen av ärendet senast tre månader efter bekräftelse på att rapporten har tagits emot.

Det är viktigt att så långt som möjligt skydda anmälarens identitet om denne vill vara anonym och även att skydda den anmäldes integritet. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det, med hänsyn till utredningen, är möjligt. Om ärendet resulterar i en brottsutredning kan man dock som anmälare komma att kallas som vittne. Om utredningen kommer fram till att oegentligheter skett fattar vd eller styrelsens ordförande beslut om åtgärder (utbildning, information, ändrade rutiner, tydligare policy etc.). Om utredningen visar på så pass allvarliga oegentligheter att det som skett misstänkts bryta mot lagen sker en polisanmälan.

Gallring av ärenden sker i enlighet med rådande lagstiftning och visselblåsarärenden kommer således inte att lagras i mer än två år efter att ett ärende avslutas . Ärenden vilka ej har bedömts utgöra visselblåsarärenden kommer att raderas ur det webbaserade systemet efter att återkoppling till den rapporterande personen har skett.

Rapportering till externa myndigheter:

Interna rapporteringskanaler är den visselblåsarfunktion som Botkyrkabyggen enligt ovan upprättat. En extern rapporteringskanal är en kanal som är upprättad hos en myndighet för hantering av rapportering om överträdelser som ligger inom myndighetens ansvarsområde, och som kan omfatta missförhållanden hos vilken offentlig eller privat verksamhetsutövare som helst. En extern rapporteringskanal kan till exempel användas om den rapporterande personen inte tror att rapportering till en intern rapporteringskanal hos den berörda verksamhetsutövaren skulle innebära en objektiv och saklig hantering. Det gäller under förutsättning att det handlar om frågor som faller inom den behöriga myndighetens område. Ytterligare information om hur du rapporterar externt återfinns här: https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-medansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949

Uppföljning:

Varje år levererar visselblåsarsystemet statistik med antal visselblåsningar och hur många som gått vidare till fortsatt utredning samt hur många av dessa som visat på allvarliga oegentligheter. Statistiken redovisas till ledningen som beslutar om det finns behov av ytterligare åtgärder utöver de som tagits efter färdig utredning. Styrelsen tar del av statistiken inklusive åtgärder vid styrelsemöte. Årsstatistiken redovisas i hållbarhetsrapporten för transparens utåt.